Come collegare WhatsApp al CRM: requisiti, procedura e regole

Per collegare WhatsApp a un CRM in modo ufficiale si usa la piattaforma WhatsApp Business di Meta (l’API): l’app WhatsApp Business del telefono non si collega ai software. Nella maggior parte dei CRM basta un pulsante nelle impostazioni: si apre una finestra di Meta in cui si sceglie il portfolio aziendale, si inserisce il numero e lo si conferma con un codice. Prima conviene preparare tre cose: un portfolio aziendale Meta, un numero adatto e un consenso dei clienti valido anche per la normativa italiana.

Cosa serve prima di iniziare

Il collegamento richiede pochi minuti se i requisiti sono pronti. Quelli che bloccano più spesso la procedura riguardano l’account Meta e il numero:

• un portfolio aziendale Meta (il vecchio Business Manager) e un account Facebook personale con il controllo completo del portfolio;
• un numero di proprietà dell’azienda, con prefisso internazionale, che possa ricevere un SMS o una chiamata per il codice di verifica;
• ragione sociale, indirizzo, telefono e sito dell’azienda identici a quelli del registro delle imprese, con il sito raggiungibile in HTTPS;
• un piano del CRM che includa WhatsApp: per esempio Standard su Zoho CRM, Espansione su Pipedrive, Professional su HubSpot;
• un metodo di pagamento collegato all’account WhatsApp su Meta, se il CRM non fattura direttamente i messaggi.

L’ultimo punto dipende dal ruolo del fornitore. Meta distingue i Solution Partner, che hanno una linea di credito con Meta e fatturano i messaggi al cliente, dai Tech Provider, per i quali il cliente aggiunge il proprio metodo di pagamento e riceve la fattura dei messaggi da Meta. Zoho e Bigin vendono crediti dentro il CRM; Kommo, Pipedrive e Odoo chiedono di inserire il metodo di pagamento su Meta.

Le tre strade per collegare WhatsApp al CRM

In tutti e tre i casi il portfolio, l’account WhatsApp e il numero restano di proprietà dell’azienda: secondo Meta il fornitore non può limitarne l’accesso e l’azienda può cambiare fornitore portando con sé il numero.

Woztell, 360dialog e gli altri fornitori dell’API

Tra il CRM e Meta lavora spesso un fornitore autorizzato: un Solution Partner (in passato chiamato BSP) o un Tech Provider. Alcuni vendono solo l’accesso all’API, altri aggiungono una casella condivisa, chatbot, campagne e connettori per i marketplace dei CRM. Servono soprattutto in tre casi: quando il CRM non integra WhatsApp, quando l’edizione in uso non lo include e quando servono chatbot o campagne più avanzati di quelli del CRM.

Il costo è dato dal canone del fornitore più le tariffe di Meta, che alcuni rivendono con un ricarico. Il grafico mostra quanto costa in più un messaggio di marketing verso un numero italiano rispetto al listino di Meta:

360dialog0%

Twilio0% + 0,005$

Gupshup0% + 0,001$

Woztell+20%

Freshworks+20%

Infobip+38%

Woztell: piattaforma completa con estensione per Zoho

Woztell offre chatbot, casella condivisa con operatori illimitati, invii massivi, sequenze di messaggi, catalogo e pagamenti su WhatsApp, Instagram, Facebook e chat del sito. È nota soprattutto per l’estensione gratuita per Zoho CRM, con oltre 3.100 installazioni, che crea lead e contatti dalle conversazioni e permette di scrivere dalla scheda del cliente; il marketplace di Zoho la indica compatibile solo da Enterprise in su. Il numero passa alla Cloud API, quindi non si usa più l’app sul telefono.

Fornitore API WhatsApp

Woztell

Piattaforma per WhatsApp, Instagram e Facebook con chatbot, casella condivisa e invii massivi, collegata a Zoho CRM e Bigin.

Sito ufficiale

Società

3S Conversational Platform S.L., Valencia (Spagna)

Ruolo con Meta

Business Partner e Solution Provider

Prezzo

Gratis fino a 100 utenti attivi al mese; Starter 49$ al mese più 50$ di deposito

Messaggi

Con ricarico: marketing verso l'Italia 0,0954$

CRM

Zoho CRM (da Enterprise), Bigin, Make, n8n

Sito in italiano

No

Punti di forza

• Casella condivisa con operatori illimitati
• Estensione per Zoho CRM gratuita

Da sapere

• Estensione Zoho solo da Enterprise in su
• Ricarico di circa il 20% sui modelli

360dialog: solo l’accesso all’API, senza ricarichi

360dialog vende l’accesso all’API per singolo numero e applica le tariffe ufficiali di Meta senza ricarico. Nel piano base non ha un’interfaccia per i commerciali: si abbina a un CRM, a uno strumento dei partner del suo marketplace oppure a Zapier, Make e n8n. Per ogni numero si può scegliere di conservare i dati in Germania, Regno Unito o Svizzera; la regione predefinita è negli Stati Uniti.

Fornitore API WhatsApp

360dialog

Accesso all'API di WhatsApp per singolo numero, da abbinare a un CRM o a uno strumento dei partner.

Sito ufficiale

Società

360dialog GmbH, Grünwald, Monaco di Baviera (Germania)

Ruolo con Meta

Solution Partner ufficiale

Prezzo

49€ al mese per numero; Premium 99€ con casella e automazioni

Messaggi

Listino Meta, senza ricarico

Dati

Germania, Regno Unito o Svizzera a scelta; predefinito USA

Sito in italiano

No

Punti di forza

• Nessun ricarico sulle tariffe di Meta
• Prezzi in euro

Da sapere

• Serve un'interfaccia o un CRM sopra
• Dati in Europa solo su scelta e non in coesistenza

Infobip: società e sede in Italia

Infobip, gruppo nato in Croazia, ha una società italiana con sede a Milano e sito in italiano. Offre WhatsApp tramite API o con un’interfaccia web per gli invii, insieme a chatbot e contact center; per HubSpot ha un’app dedicata. Il listino per l’Italia è pubblico e più alto di quello di Meta di circa il 40%; i canoni della piattaforma sono su richiesta, quindi è una soluzione pensata per medie e grandi aziende.

Fornitore API WhatsApp

Infobip

Piattaforma di messaggistica con WhatsApp, chatbot e contact center, con una società in Italia.

Sito ufficiale

Società in Italia

Infobip s.r.l., Milano

Ruolo con Meta

Premier Meta Partner

Prezzo piattaforma

Su richiesta

Messaggi

Marketing 0,0911€, utilità e servizio 0,0350€

CRM

App Infobip Messaging per HubSpot

Sito in italiano

Sì

Punti di forza

• Contratto con una società italiana
• Chatbot e contact center nella stessa piattaforma

Da sapere

• Messaggi circa il 40% più cari del listino Meta
• Canoni non pubblicati

Twilio: per chi ha uno sviluppatore

Twilio offre WhatsApp come canale della sua API di messaggistica, con un costo fisso per ogni messaggio e le tariffe di Meta senza ricarico. Non ha una casella pronta per le PMI: serve uno sviluppatore, oppure un CRM che lo integra già, come Bitrix24 e monday CRM. Per HubSpot e Zoho esistono app di terzi.

Fornitore API WhatsApp

Twilio

API di messaggistica per sviluppatori, con WhatsApp tra i canali. È il fornitore usato da Bitrix24 e monday CRM.

Sito ufficiale

Contratto per lo SEE

Twilio Ireland Limited, Dublino

Prezzo

0,005$ per messaggio, in entrata o in uscita

Messaggi

Tariffe Meta senza ricarico

Uso

API e webhook, richiede sviluppo

CRM

Bitrix24, monday CRM; app di terzi per HubSpot e Zoho

Punti di forza

• Si paga solo l'uso
• Tariffe Meta senza ricarico

Da sapere

• Serve uno sviluppatore
• Nessuna casella pronta per le PMI

Gupshup: app per Zoho CRM già da Standard

Gupshup, società indiana, applica una piccola quota per ogni messaggio oltre alle tariffe di Meta e ha app gratuite per HubSpot e per Zoho CRM. A differenza dell’estensione di Woztell, quella per Zoho è compatibile già dall’edizione Standard.

Fornitore API WhatsApp

Gupshup

Piattaforma per WhatsApp Business con app gratuite per Zoho CRM e HubSpot.

Sito ufficiale

Società

GupShup Technology India

Prezzo

0,001$ per messaggio

Messaggi

Tariffe Meta al costo

CRM

Zoho CRM (da Standard), HubSpot

Punti di forza

• App Zoho compatibile da Standard
• Quota per messaggio molto bassa

Da sapere

• Prezzi solo in dollari
• Nessun ufficio in Europa indicato

TimelinesAI: le chat dei numeri esistenti nel CRM

TimelinesAI sincronizza le chat WhatsApp con Pipedrive, HubSpot, Zoho e altri CRM. Collega i numeri tramite API ufficiale, coesistenza o codice QR; la sua stessa documentazione avverte che i numeri collegati con il QR possono essere bloccati dai sistemi antispam di Meta, quindi per un uso aziendale conviene l’API o la coesistenza.

Fornitore API WhatsApp

TimelinesAI

Casella condivisa che sincronizza le chat WhatsApp con i principali CRM.

Sito ufficiale

Società

TimelinesAI LLC, Wyoming (Stati Uniti)

Prezzo

35$ al mese per numero collegato, 28$ con pagamento annuale

Collegamento

API ufficiale, coesistenza o codice QR

CRM

Pipedrive, HubSpot, Zoho, monday, Salesforce

Punti di forza

• Si collega a molti CRM
• Con la coesistenza l'app resta sul telefono

Da sapere

• Il collegamento tramite QR non è ufficiale
• Prezzi solo in dollari

La procedura passo passo

Con un’integrazione nativa la sequenza è quasi uguale in tutti i CRM, perché la parte centrale si svolge nella finestra di Meta:

1. Impostazioni del CRM
2. Accesso a Meta
3. Portfolio e account WhatsApp
4. Numero e codice
5. Utenti e casella

1. Nel CRM, un amministratore apre la sezione dei canali o delle integrazioni e sceglie WhatsApp.
2. Si apre la finestra di Meta: si accede con l’account Facebook che controlla il portfolio aziendale e si accettano i termini della piattaforma.
3. Si sceglie il portfolio e l’account WhatsApp Business (oppure li si crea in quel momento) e si compila il profilo con il nome visualizzato.
4. Si inserisce il numero e lo si conferma con il codice ricevuto via SMS o chiamata. Se il numero è già nell’app WhatsApp Business e il CRM supporta la coesistenza, parte invece il collegamento con l’app.
5. Si concedono i permessi al CRM e si torna nel CRM, dove si assegna il numero a una casella, a utenti o a gruppi e si sceglie come registrare i nuovi contatti.
6. Si creano i primi modelli di messaggio e si aspetta l’approvazione di Meta, di norma entro 24 ore.

Il numero: nuovo, fisso o già su WhatsApp

Meta accetta cellulari, numeri fissi e numeri VoIP, purché l’azienda ne sia titolare e possano ricevere il codice di verifica. Per un numero fisso Meta sconsiglia l’SMS e indica la chiamata vocale: conviene abilitare la ricezione di chiamate internazionali e disattivare inoltri e risponditori automatici, che spesso impediscono di ricevere il codice. Il numero resta utilizzabile per le normali telefonate.

Un numero già attivo su WhatsApp, personale o Business, non si può registrare finché l’account non viene cancellato dall’app; dopo la cancellazione può servire qualche minuto prima che torni disponibile e la cronologia delle chat va persa. Alla registrazione Meta richiede un PIN di verifica in due passaggi, da conservare perché serve per modifiche e cancellazioni. Un portfolio nuovo può registrare 2 numeri, che diventano 20 dopo la verifica dell’azienda.

Coesistenza: tenere l’app sul telefono

Con la coesistenza lo stesso numero resta nell’app WhatsApp Business sul telefono ed è collegato anche al CRM: i messaggi compaiono in entrambi. È disponibile solo tramite i fornitori che l’hanno attivata e richiede l’app in versione 2.24.17 o successiva. HubSpot, Pipedrive e Kommo la documentano; Zoho CRM, a ottobre 2026, accetta solo numeri mai usati su WhatsApp.

Al collegamento si possono importare le chat individuali degli ultimi 6 mesi, con foto e allegati solo degli ultimi 14 giorni (i limiti del singolo CRM possono essere più bassi: Kommo importa 30 giorni).

Verifica dell’azienda, nome visualizzato e spunta blu

La verifica dell’azienda non è obbligatoria per iniziare, ma è il modo più rapido per alzare i limiti di invio e il numero di modelli. Si avvia dal Centro sicurezza di Meta Business Suite e può farla solo chi ha il controllo completo del portfolio. Se Meta non trova l’azienda nei suoi riscontri chiede documenti ufficiali, come un documento di registrazione dell’impresa, un documento fiscale o un estratto conto aziendale; l’italiano è tra le lingue accettate. La decisione arriva entro 14 giorni lavorativi e va ripetuta se si cambiano i dati aziendali.

Il nome visualizzato è quello che i clienti vedono in cima alla chat. Meta lo approva solo se ha un legame chiaro con la ragione sociale o con un marchio visibile sul sito. Vengono rifiutati nomi generici («Abbigliamento»), località generiche, le parole «Official» o «Verified», riferimenti a WhatsApp o Facebook, slogan e sconti. Se il marchio è diverso dalla ragione sociale si può usare la forma «Marchio by Società»; si possono aggiungere il reparto o la città, come «Assistenza» o «Milano».

La spunta blu è un’altra cosa: si chiama Official Business Account e si richiede da WhatsApp Manager dopo almeno 30 giorni sulla piattaforma, con portfolio verificato, nome approvato e PIN attivo. Non è disponibile per i numeri dell’app WhatsApp Business. Meta Verified, l’abbonamento a pagamento con badge, è un prodotto diverso: per WhatsApp, a ottobre 2026, non ne abbiamo trovato la disponibilità in Italia.

Limiti di invio e qualità del numero

Meta limita quante persone diverse l’azienda può contattare per prima in 24 ore, cioè fuori dalla finestra di assistenza aperta dal cliente. Il limite vale per l’intero portfolio, quindi è condiviso da tutti i numeri. Un portfolio nuovo parte da 250; si passa a 2.000 con la verifica dell’azienda oppure dopo 2.000 messaggi di buona qualità consegnati in 30 giorni. Da lì i livelli successivi (10.000, 100.000 e illimitato) si sbloccano in automatico se la qualità resta alta e si usa almeno metà del limite nell’arco di 7 giorni. Alle risposte ai clienti che hanno scritto per primi questo limite non si applica.

1. 250
2. 2.000
3. 10.000
4. 100.000
5. Illimitato

La qualità del numero, verde, gialla o rossa, dipende da come reagiscono i destinatari negli ultimi 7 giorni: blocchi, segnalazioni e conversazioni silenziate la abbassano. Secondo Meta le cause più frequenti sono messaggi a chi non ha dato il consenso, messaggi poco personalizzati e invii troppo frequenti. Con una qualità bassa prolungata Meta rallenta gli invii e, in caso di violazioni ripetute delle regole, può bloccare i modelli o l’intero account per periodi da 1 a 30 giorni.

Modelli di messaggio e finestra di 24 ore

Quando un cliente scrive si apre una finestra di 24 ore, che si rinnova a ogni suo messaggio: in questo periodo l’azienda risponde liberamente, con testo, foto, liste e pulsanti. Fuori dalla finestra si possono inviare solo modelli approvati da Meta, divisi in tre categorie:

Categoria	A cosa serve	Prezzo in Italia
Marketing	Promozioni, nuovi prodotti, carrelli abbandonati, auguri	0,0658€
Utilità	Conferme d’ordine, spedizioni, avvisi sull’account, conferma del consenso	0,0248€
Autenticazione	Codici di accesso monouso	0,0248€

Un modello di utilità deve riguardare un ordine, un account o una transazione specifici e non contenere promozioni: se Meta lo considera marketing lo ricategorizza in automatico, con il prezzo più alto. L’approvazione richiede di norma meno di 24 ore. I rifiuti più frequenti riguardano variabili scritte male o messe all’inizio o alla fine del testo, modelli duplicati, richieste di dati sensibili completi come il numero di una carta e toni minacciosi. Ogni account può avere 250 modelli, che diventano 6.000 con l’azienda verificata e il nome approvato; alcuni CRM hanno limiti propri, come i 200 modelli di Bigin o i modelli di solo testo di Pipedrive.

Le conversazioni nate da un annuncio «Click to WhatsApp» su Facebook o Instagram fanno eccezione: se l’azienda risponde in tempo, per 7 giorni i messaggi di ogni categoria sono gratuiti.

Il consenso: regole di Meta e del Garante privacy

Le regole di Meta consentono di scrivere a una persona solo se ha fornito il proprio numero e ha dato il consenso a ricevere messaggi dall’azienda. Dal 2024 il consenso può essere raccolto in qualunque modo (sito, modulo cartaceo, telefono), purché indichi chiaramente il nome dell’azienda e rispetti le leggi locali. Le richieste di interruzione vanno rispettate anche quando arrivano fuori da WhatsApp; il cliente può fermare i messaggi di marketing di un’azienda direttamente dall’app.

In Italia la regola è più stringente. Le linee guida del Garante del 2013 contro lo spam si applicano espressamente anche ai messaggi promozionali inviati con WhatsApp. L’articolo 130 del Codice privacy richiede un consenso preventivo, informato e documentato. L’eccezione del «soft spam», che permette di scrivere ai clienti per prodotti analoghi senza consenso, vale solo per l’email. Nel 2025 il Garante ha applicato le prime sanzioni per messaggi WhatsApp senza consenso.

Come si collega nei CRM più usati

Nei CRM con integrazione nativa la procedura parte dalle impostazioni e si completa nella finestra di Meta. Cambiano il piano richiesto, il supporto alla coesistenza e il modo in cui si pagano i messaggi.

Zoho CRM

Integrazione nativa

Zoho CRM

L'amministratore avvia l'integrazione e completa la finestra di Meta; poi sceglie se registrare i nuovi contatti come lead o contatti e assegna il numero a utenti, gruppi o ruoli.

Dove si attiva

Impostazioni, Canali, Messaggistica aziendale, WhatsApp

Piano minimo

Standard, 14€ a utente al mese

Prerequisiti

Azienda verificata su Meta

Coesistenza

No, solo numeri mai usati su WhatsApp

Messaggi

Crediti acquistati in Zoho dopo l'attivazione

Bigin

Integrazione nativa

Bigin by Zoho CRM

Si completa la finestra di Meta autorizzando Zoho Corporation e si sceglie come distribuire i nuovi contatti tra gli utenti; al salvataggio compare il modulo Messaggi.

Dove si attiva

Impostazioni, Canali, Messaggi

Piano minimo

Express, 7€ a utente al mese

Modelli

Fino a 200

Messaggi

Crediti acquistati in Bigin

HubSpot

Integrazione nativa

HubSpot

Si collega il numero, si completa la finestra di Meta e si sceglie la casella delle conversazioni in cui far arrivare le chat.

Dove si attiva

Impostazioni, WhatsApp

Piano minimo

Marketing Hub o Service Hub Professional, 90€ a utente al mese

Numero

Deve ricevere chiamate vocali, senza risponditore automatico

Coesistenza

Sì

Messaggi

1.000 modelli al mese inclusi, fino a 25 numeri per account

Pipedrive

Integrazione nativa

Pipedrive

L'amministratore apre l'assistente di configurazione e completa la finestra di Meta; per tenere l'app sul telefono sceglie il collegamento dell'app WhatsApp Business.

Dove si attiva

Strumenti e app, WhatsApp

Piano minimo

Espansione, 39€ a utente al mese (funzione in beta)

Coesistenza

Sì, con import fino a 180 giorni di messaggi

Utenti

Un solo utente per numero alla volta

Messaggi

Fatturati direttamente da Meta

Kommo

Integrazione nativa

Kommo

Si installa l'integrazione, si sceglie di collegare un nuovo numero e si completa la finestra di Meta con il codice via SMS o chiamata.

Dove si attiva

Menu WhatsApp, Connetti

Piano minimo

Base, 20,84$ a utente al mese con 12 mesi anticipati

Coesistenza

Sì

Messaggi

Fatturati da Meta: il metodo di pagamento va aggiunto prima

Migrazione

Automatica dai numeri collegati a Twilio o Gupshup

I dettagli su Kommo sono nella nostra recensione; quale CRM conviene, con i piani richiesti e il costo per 5 utenti, è nella classifica dei migliori CRM per WhatsApp.

Problemi frequenti e come risolverli

• Il numero risulta già registrato. Di solito è ancora attivo nell’app WhatsApp o collegato a un altro fornitore: si cancella l’account dall’app, si usa la coesistenza oppure si migra il numero dal vecchio fornitore.
• Il codice non arriva. Capita con i numeri fissi verificati via SMS o con inoltri e risponditori automatici attivi: si sceglie la chiamata vocale e si disattivano inoltri e risponditori.
• Verifica dell’azienda rifiutata. Le cause tipiche sono dati diversi dal registro delle imprese, sito senza HTTPS o documenti scaduti: si allineano i dati e si carica un documento ufficiale valido.
• Nome visualizzato rifiutato. Il nome è generico o non ha un legame visibile con l’azienda: si usa la ragione sociale o la forma «Marchio by Società».
• Modello rifiutato. Spesso per variabili scritte male, duplicati o categoria sbagliata: si corregge e si reinvia, oppure si fa ricorso con un esempio.
• Messaggio non inviato dopo 24 ore. La finestra di assistenza si è chiusa: serve un modello approvato.
• Marketing non consegnato. Il cliente ha fermato i messaggi promozionali dell’azienda o ne ha ricevuti troppi da altre aziende: non conviene insistere e va aggiornato il consenso nel CRM.

Fonti: documentazione per sviluppatori e Centro assistenza di Meta, ottobre 2026.

Domande frequenti